Jak działa biuro rachunkowe 

Właściciele każdej działalności gospodarczej muszą obowiązkowo prowadzić księgowość. Zobowiązuje ich do tego ustawa czy to o rachunkowości, czy podatkowa. Niemniej jednak rzadko prowadzą oni księgowość we własnym zakresie. Najczęściej oddają ją w ręce biura księgowego. Jak działa i pracuje biuro rachunkowe? Na jakich zasadach rozlicza się z klientami? Odpowiadamy.

Z fakturami do księgowej

Biura rachunkowe jest zewnętrznym podmiotem, który świadczy usługi księgowe. Prowadzi ono księgowość zarówno uproszczoną, jak i pełną. Uproszczona księgowość sprowadza się do konieczności prowadzenia ewidencji. Jak działa biuro rachunkowe Tymczasem pełna księgowość to coś zupełnie innego. Tutaj ewidencji podlega każda złotówka, która przepływa przez firmę. Bez względu na to, jaką formę księgowości prowadzi dany podmiot, może powierzyć ją biuru rachunkowemu. Biuro rachunkowe zatrudnia bowiem księgowych z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Zamiast zatrudniać księgowego we własnym zakresie, można po prostu udać się po pomoc do biura. Jak to działa? Najczęściej przedsiębiorcy co miesiąc przywożą księgowej faktury. W nowoczesnym modelu możemy je również wysyłać mailem bądź umieszczać na specjalnym dysku. Wszystko zależy od ustaleń z kierownikiem biura. Następnie księgowy przejmuje całą resztę obowiązków. Księguje dokumenty, sporządza deklaracje podatkowe czy sprawozdania finansowe. Właściciel firmy jest więc w pewnym stopniu zwolniony z tych obowiązków. Niemniej jednak nie do końca. Otóż księgowy dokonuje ewidencji zgodnie z wolą właściciela firmy, oczywiście w granicach, jakie ustala prawo. Dotyczy to głównie pełnej księgowości. Daje ona możliwość wyboru sposobu wyceny czy ewidencjonowania operacji gospodarczych. Decyzja należy do właściciela, choć księgowy może pomóc w jej podjęciu. Biura rachunkowe świadczą bowiem usługi z zakresu doradztwa księgowego. Czasami zajmują się również doradztwem podatkowym, jeśli tylko współpracują one z wykwalifikowanym doradcą podatkowym. Księgowy bez takich uprawnień nie może bowiem udzielać porad podatkowych.

Podatki i nie tylko

Klienci biura rachunkowego mogą również liczyć na prowadzenie kadr i płac. Dział ten jest bowiem nierozerwalnie związany z księgowością. Usługi prowadzenia kadr i płac oferuje więc niemal każde biuro rachunkowe. Kadrowcy wyliczają wynagrodzenia, zaliczki na podatek dochodowy czy składki ZUS. Właściciel firmy dostaje więc informację, ile w poszczególnym miesiącu ma do zapłaty. Oczywiście biura rachunkowe udzielają niezbędnych wyjaśnień, jeśli pojawią się jakieś wątpliwości. Mogą one powstawać na tle podatkowym bądź dotyczyć wynagrodzeń pracowników. Księgowy zajmuje się nie tylko pracą z dokumentami, ale również wyjaśnia wszelkie nieścisłości. Chodzi bowiem o to, aby współpraca przebiegała pomyślnie. Nowoczesne biura rachunkowe oferują również dodatkowe usługi. Wśród nich możemy znaleźć na przykład sporządzanie deklaracji dla podmiotów zewnętrznych. Czasami biura księgowe podejmują się kompleksowej opieki nad finansami firmy. Mogą one współpracować na przykład z doradcą kredytowym lub doradzać w kwestiach finansowych. Niemniej jednak zakres współpracy zawsze ustalany jest indywidualnie z właścicielem firmy. Może on otrzymać poradę czy innego rodzaju pomoc dotyczącą finansów firmy. 

Jak działa biuro rachunkowe?

Ideą działania biura rachunkowego jest możliwość przekazania dokumentacji księgowej osobie zatrudnionej w biurze. Najlepiej, jeśli daną firmą opiekuje się jeden księgowy, choć nie w każdym biurze jest to regułą. Dotyczy to szczególnie dużych firm, które potrzebują więcej osób do obsługi. Wtedy też najczęściej właściciel może zgłosić się do dwóch, a nawet trzech księgowych. Biuro rachunkowe zatrudnia zwykle kilku księgowych, jednak dobrze, jeśli jedna osoba prowadzi jedynie kilka firm. W innym przypadku może zwyczajnie pogubić się w swojej pracy. Jak wygląda kwestia rozliczeń pomiędzy biurem a klientem? Otóż biuro rachunkowe co miesiąc wystawia faktury dla przedsiębiorców. Opiewają one na ustaloną w umowie kwotę. Oczywiście kwoty mogą być większe, jeśli w danym miesiącu księgowy świadczył dodatkowe usługi. Wystawianie faktur może być również zawieszone, jeśli właściciel przykładowo zawiesił działalność. Klient zobowiązany jest do zapłaty faktur na rzeczy biura. Niedokonanie zapłaty wiąże się z tym, że księgowy może nie wykonywać swoich obowiązków związanych z firmą w kolejnym miesiącu. Szczegóły współpracy określa jednak umowa. Musi być ona sporządzona i zawarta pomiędzy biurem, a klientem. 

Z pomocy biura rachunkowego może skorzystać każdy przedsiębiorca. Dzięki temu nie musimy prowadzić księgowości we własnym zakresie. Nie musimy również zatrudniać księgowych, co generowałoby znaczne dla nas koszty. Współpraca z biurem zwykle układa się dobrze, jeśli tylko księgowy oraz właściciel firmy dochowują wszystkich terminów. Terminowe dostarczanie dokumentów do biura jest bardzo istotne w kontekście podatkowym. Księgowy zaś powinien być zawsze chętny do pomocy, wysłuchać klienta i udzielić mu niezbędnej porady.