Eventy dla firm: dlaczego, warto organizować takie wydarzenie

Eventy dla firm w dzisiejszych czasach stanowią jedno z najpopularniejszych narzędzi w biznesie. Podczas takiego wydarzenia marka może zyskać swoich klientów, poprawić swój PR, a także podtrzymywać zdobyte już relacje handlowe. Jak zatem zorganizować event dla firm? Na co zwrócić uwagę? Czy warto organizować takie wydarzenia również dla pracowników? Z pewnością te i wiele podobnych pytań zadają sobie przedsiębiorcy. Aby nieco pomóc Wam z tym zagadnieniem, przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym podpowiadamy, jaki zorganizować event firmowy oraz ile korzyści niesie dla Waszego biznesu.

Event dla firm — dlaczego warto?

Już na samym początku wspominaliśmy o tym, że oprócz możliwości zdobycia nowych partnerów biznesowych, takie wydarzenie pomaga utrzymać obecnych kontrahentów i umocnić pozycję na rynku. Organizowanie tego typu przedsięwzięć to również świetny sposób na to, aby dać o sobie znać. Każdy event firmowy jest ważny — bez względu na to, czy organizujemy go w dużym, czy w małym przedsiębiorstwie. Możemy zorganizować znakomite wydarzenie dla 400 osób oraz katastrofalne dla 10 – i na odwrót, dlatego tak ważne jest to, aby odpowiednio wcześniej je zapanować.

Event dla firm — od czego zacząć?

Podstawą takiego wydarzenia z pewnością są dwie cechy kluczowe: w pierwszej kolejności  określić cel, a w drugiej: określić budżet. Tylko na podstawie tego, jesteśmy wstanie stworzyć podwaliny tego, aby nasi goście byli zadowoleni.  Gdy już ustalimy te parametry, przechodzimy dalej i ustalamy:

• podział procentowy podziału całego budżetu na: marketing, sale, dekoracje, prezenty dla gości itp.;
• termin, który najlepiej nie będzie kolidował  czasem prywatnym uczestników;
• agendę, czyli: cały harmonogram uroczystości, który informuje gości, czego mogą się spodziewać:
• miejsce
• oraz wiele innych wytycznych, które wymagają nakładu finansowego oraz wcześniejszego przygotowania.

Jak poinformować gości?

Harmonogram musimy ustalić w zależności od tego, kim będą nasi gości. Jeżeli organizujemy kameralne kilkugodzinne spotkanie dla kontrahentów, wówczas może o być około 3, a nawet 2 miesięcy wcześniej. Gdy jednak planujemy kilkudniową konferencję, dobrze jest powiadomić gości dwa razy: na 6 miesięcy przed uroczystością oraz na 2 miesiące przed. To sprawi, że zyskamy pewności, iż goście o nim nie zapomną. Warto również w treści wydarzenia dołączyć prośbę o potwierdzenie chęci uczestnictwa. Najlepiej w połowie przed planowanym eventem dla firm, ponieważ będziemy wiedzieli, ilu realnie gości możemy się spodziewać.

Jeżeli planujemy dla gości jakąś dodatkową niespodziankę, warto o niej wspomnieć w zaproszeniu, jednak w nieco okrojony sposób. Należy wybrać taką formę, która jednocześnie zachęci uczestników, jak również wprowadzi w ekscytację.

Kto powinien zająć się zorganizowaniem eventu firmowego?

Temat ten jest świetnym pomysłem na kolejny poradnik, ponieważ wymaga obszernego wytłumaczenia. Jednak postanowiliśmy w kilku zdaniach sformować go w dalszej części tego artykułu. Nie każda firma posiada sztab specjalistów od marketingu i PR, który będzie mógł bez problemu zaplanować takie przedsięwzięcie. W wielu firmach jest tak, że to jedna osoba z pracowników lub nawet sam właściciel, zajmuje się kwestiami reklamowymi. Nic więc dziwnego, że coraz chętniej i częściej tacy przedsiębiorcy korzystają ze wsparcia profesjonalnych agencji marketingowych, które zajmują się organizacją eventów firmowych. Jest mi duże odciążenie z pewnością dla właścicieli firm, ponieważ nie muszą martwić się o każdy szczegół, na spotkaniach najczęściej ustala się obszar działań takich agencji, a następnie wskazuje swoje oczekiwania. To już po stronie organizatorów będzie cała komunikacja w social mediach, zaproszenie gości, zorganizowanie prelekcji, noclegów, czy pozostałych atrakcji.

Jeżeli jednak sami bierzemy na siebie to brzemię, powinniśmy stworzyć szczegółowy harmonogram i kosztorys działań. Warto odwiedzić kilka konferencji, czy innych podobnych wydarzeń, aby “wyłapać” na nich to, co zdecydowania podoba się publiczności. Nie zapomnij również o to, że takie działania z pewnością będą wymagały dodatkowych rąk do pracy: marketingowiec, specjalista ds. mediów społecznościowych, grafik, copywriter, ekspert od reklamy internetowej, drukarnia itp. Tak więc warto mierzyć siły na zamiary.

Bez względu na to, jaką drogę obierzecie, warto pamiętać o tym, że po takim wydarzeniu goście powinni: dobrze kojarzyć Twoją markę, miło się o niej wypowiadać i myśleć, gdy planują kolejne finansowe. Czasami jedno takie wydarzenie może zupełnie zmienić bieg życia w firmie zarówno w tę dobrą, jak i złą stronę. Z tego tyłu, jeżeli naprawdę wiem, że nie poradzimy sobie z organizacją tego typu przedsięwzięcia , wówczas warto skorzystać z pomocy profesjonalistów jakiejś agencji reklamowej. Jest wiele tego typu firm, które na przykład specjalizują się tylko w danej branży, dzięki czemu zyskujemy pewność, że wydarzeni się uda, a goście będą zadowoleni i nie zmarnują podczas niego cennego czasu.